Privatlivspolitik for Taulov kirke

1. Baggrund
EU’s persondataforordning har affødt denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

Taulov menighedsråd – og herunder vore to præster - er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

2. Kontaktoplysninger:
Dataansvarlig for Taulov Menighedsråd er formanden for menighedsrådet, hvis kontaktdata findes på Taulov kirkes hjemmeside www.taulovkirke.dk

3. Behandling af persondata
Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata. 

4. Vi anvender denne type data om dig
Vi anvender data om dig for sikre lovlig og hensigtsmæssig administration samt i vores kontakt med dig. 

Generelt indsamler vi persondata om:

  1. Ansatte – herunder også medlemmer af pigekoret
  2. Gæstetalere og andre personer, der måtte have en økonomisk relation til kirken
  3. Menighedsrådsmedlemmer og -suppleanter
  4. Deltagere i kirkelige handlinger, eksempelvis dåbsbørn, minikonfirmander, konfirmander og brudepar
  5. Frivillige

 

5. Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Som udgangspunkt indsamler vi navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse fra alle grupper. Formålet er at administrere den relation til os, som du har givet samtykke til.

Ad 1-3: Vi indhenter og opbevarer supplerende:

  • CPR-nummer til brug for lønadministration og herunder den lovpligtige indberetning til Skat
  • Ansættelsesbeviser og andre relevante dokumenter i forbindelse med ansættelsesforholdet

 

Ad 4: En tilmelding til deltagelse i aktiviteter udbudt af Taulov kirke og dens præster og ansatte medarbejdere betragtes som samtykke i forhold til at registrere og anvende persondata i relation til den pågældende aktivitet.

6. Vi opdaterer dine persondata
Når du giver besked om ændringer, sørger vi for at opdatere dine persondata løbende.

7.  Sletning af persondata
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til indsamling, behandling og opbevaring af dine data.

8. Samtykke
Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.
Hvis du er under 18 år, indhenter vi altid samtykke fra en forældremyndighedsindehaver, inden vi behandler dine persondata som ovenfor beskrevet.

9. Videregivelse af persondata
Som udgangspunkt videregiver vi aldrig dine persondata til tredjepart. I ekstraordinære tilfælde indhenter vi da dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid afvise denne form for videregivelse.

Alle former for økonomiske mellemværende mellem personer og Taulov kirke administres via ekstern samarbejdspartner, med hvem Taulov kirke har indgået særskilt databehandleraftaler, som sikrer efterlevelse af persondataforordningens bestemmelser.

Vi indhenter ikke nødvendigvis dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

10. Vi beskytter dine persondata
Oplysninger om ansatte beror hos den af menighedsrådet valgte kontaktperson og opbevares i aflåst skab i et aflåst lokale. Til skabet har alene kontaktpersonen og menighedsrådets formand adgang.

For medlemmer af pigekoret gælder dog særligt, at oplysninger om medlemmerne beror hos organisten og opbevares i et aflåst skab i et aflåst lokale. Til skabet har alene organisten og menighedsrådets formand adgang.

Oplysninger om gæstetalere og andre, der måtte have et økonomiske mellemværende med kirken, indsamles af medlemmer af aktivitetsudvalget eller af det menighedsrådsmedlem eller den ansatte med hvem aftalen er indgået. Med henblik på afregning af mellemværendet videresendes originaldokumentet til ekspedition og lovbegrundet opbevaring i Kirkernes hus. Der opbevares ikke lokalt kopi af oplysningerne.

Oplysninger om deltagere i kirkelige handlinger gives sædvanligvis til præsterne. Præsterne er databehandlingsmæssigt forbundet via det særlige Kirkenet, hvor Kirkeministeriet sikrer, at persondataforordningens bestemmelser efterleves. Ikke-personfølsomme oplysninger kan af præsterne deles med sekretæren, som da vil opbevare og eventuelt behandle data på personlig PC, der finde i aflåst lokale, hvor også eventuelle prints arkiveres i aflåst skab.

Ikke-personfølsomme oplysninger om frivillige, menighedsrådsmedlemmer og -suppleanter indsamles, behandles og opbevares hos sekretæren efter ovenstående retningslinjer,

11. Adgang til dine persondata
Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, og hvad vi anvender dem til.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

12. Rettelse henholdsvis sletning af persondata
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder eksempelvis, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

13. Mulighed for indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. 

Endelig kan du til enhver tid klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. Sal, 1330 København K.

 

Taulov menighedsråd / 2018


Læs mere om churchdesks databehandling og cockies her